Rządzący jak zwykle nie słuchali nikogo. M.in. my, tj. Związek Przedsiebiorców i
Pracodawców, apelowaliśmy o odsunięcie wprowadzenia KSeF w czasie, gdyż wszystkie
informacje, jakie posiadalismy, wskazywały, że system nie jest dostatyecznie przygotowany.
Natomiast brak odpowiednich testów wydajnościowych – kompromituje rząd. Nie tylko to
zresztą.
Ale od początku:
Czym jest KSeF?
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna państwowa platforma do
wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w obrocie B2B. - W praktyce faktura „żyje” w systemie: kluczowe staje się wprowadzenie
dokumentu do KSeF, a „PDF/wydruk/mail” to w wielu sytuacjach jedynie
wizualizacja (funkcjonalnie pomocnicza w obiegu). - Konsekwencja organizacyjna: firmy muszą mieć procedury dostępu,
role/uprawnienia, oraz stały monitoring odbioru faktur (żeby nie przeoczyć
dokumentu „czekającego” w systemie).
Kiedy wchodzi i kogo obejmuje?
Od 1 lutego 2026 r.
- KSeF funkcjonuje (start systemu).
- Wystawianie faktur w KSeF dotyczy największych podmiotów (sprzedaż
roczna & gt; 200 mln zł w 2024 r. – w przekazach prasowych mowa o kilku
tysiącach firm). - Jednocześnie wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie
faktur przez KSeF (bo duzi kontrahenci mogą wystawiać w systemie).
Od 1 kwietnia 2026 r.
- Następuje kolejny etap: obowiązek obejmie pozostałe firmy (z pewnymi
wyłączeniami i wyjątkami).
Najmniejsi (wg relacji prasowych: bardzo niskie obroty) — odroczenia i okresy
przejściowe mogą działać do końca 2026 r. lub dłużej (zależnie od rodzaju
dokumentu/trybu).
Z czym KSeF wiąże się praktycznie dla firm?
Dostęp do systemu i logowanie
Pierwszego dnia roboczego działania systemu pojawiły się sygnały o problemach z
logowaniem przez Profil Zaufany (wąskie gardło dostępu), a administracja potwierdzała, że przy bardzo dużym zainteresowaniu mogą wystąpić czasowe utrudnienia. To aż śmieszne – przymus rząd nazywa „dużym zainteresowaniem”.
Wniosek operacyjny: nawet jeśli „rdzeń KSeF” działa, to dostęp użytkowników
(identyfikacja/logowanie) może blokować pracę.
Integracje z księgowością/obiegami dokumentów
Najwięcej uwag biznesu dotyczy integracji KSeF z narzędziami zewnętrznymi
(ERP/księgowość/obiegi dokumentów):
- tokeny,
- certyfikaty,
- konfiguracje,
- różnice
między dostawcami.
MF doprecyzowuje technikalia (limity certyfikatów, zasady generowania, wymogi dla
podmiotów niebędących osobą fizyczną), co w praktyce oznacza: wdrożenie to nie
tylko „kliknięcie”, ale cały projekt IT-procesowy.
Okres przejściowy = „równoległe światy” faktur
Przejściowo funkcjonują różne modele dokumentowania (część faktur w KSeF,
część poza). Na przyklad Orlen S.A. ma utrzymywać hybrydowy model co
najmniej przejściowo (KSeF + dokumenty poza systemem) — co utrudnia księgowym
i nabywcom szybkie rozpoznanie „gdzie jest faktura”.
Ryzyko „nieodebranej faktury”
Eksperci zwracają uwagę, że bez procedur i dostępu może dojść do sytuacji, w której
faktura jest prawidłowo wystawiona i doręczona w KSeF, ale nie zostanie
faktycznie podjęta przez firmę (bo nikt nie monitoruje systemu / brak uprawnień /
bałagan w procesie).
Najczęściej wskazywane ryzyka
- Techniczne i wdrożeniowe: problemy logowania, przeciążenia, oraz — przede
wszystkim — integracje z systemami firm (gdzie realnie „wykłada się” codzienna
praca). - Organizacyjne: okres przejściowy i wieloźródłowość dokumentów (KSeF + poza
KSeF) = ryzyko błędów, opóźnień i nieodebranych faktur. - Dane i bezpieczeństwo: wątki o wrażliwości danych (także tajemnica
przedsiębiorstwa) oraz o regułach dostępu po stronie administracji (w prasie:
konieczność polityk bezpieczeństwa, logowania, audytu, ograniczeń dostępu).
Kurioza - System zawiera rozwiązania kuriozalne, właściwe raczej dla wczesnych lat 90, takie
jak nie pamiętanie użytkownika i konieczność wielokrotnego wpisywania NIP czy też
nie nadawanie kolejnym dokumentom kolejnych numerów. Są też inne kwiatki.
Według Ministerstwa Finansów KSeF ma ograniczyć fraudy na VAT. I dobrze. Fraudami
VAT zajmują się przestępcy, najczęściej zawodowi i każdy przedsiębiorca jak zwolennikiem walki z nadużyciami VAT, bo są to czyny nieuczciwej konkurencji, obiektywnie szkodzące ich biznesom.
Nie ma jednak najmniejszego sensu obejmować systemem KSeF 95,4 proc. firm w Polsce,
bo to mikrofirmy, które odpowiadają zaledwie za około 10 proc. wpływów VAT w Polsce. 2
875 994 mikrofirm w ogóle nie powinno być w tym systemie i właśnie przez ich
włączenie do niego system teraz klęczy.
Około 90 proc. wpływów VAT to małe, srednie i duże firmy. Po co zatem Ministerstwo Finansów ciemięży kowala czy krawcową wystawianiem i odbieraniem faktur w komputerze, mimo że nie ma to żadnego sensu fiskalnego dla budżetu?
Bo w Ministerstwie Finansów ton nadają młodzi neomarksiści, którzy kochają Intela i
Microsoft, i uważają, że mikrofirmy, to zakała gospodarki, „janusze biznesu” i najlepiej
jakby ich w ogóle nie było i były tylko Fejsbuki i Urzędy Państwowe. I wbrew najbardziej
oczywistym faktom (tylko 10 proc. wpływów, powtarzam!) wmawiają politykom, że większość fraudów w Polsce, to właśnie polski mikrobiznes odpowiada! A politycy im wierzą.