Z dniem 1 lutego 2026 r. Polska weszła w nową rzeczywistość fakturowania poprzez wprowadzenie tzw. systemu KSef (Krajowy System e-Faktur). W efekcie będzie to jedyny dopuszczalny kanałem wystawiania i odbioru faktur w obrocie gospodarczym.
Skutkiem takiego rozwiązania będzie pełna centralizacja procesu fakturowania, standaryzacja dokumentów oraz faktyczne powiązanie skuteczności wystawienia faktur z działaniem państwowego systemu informatycznego.
Skala tej zmiany jest bezprecedensowa, zarówno pod względem technologicznym, jak i organizacyjnym. I tu pojawiają się właśnie wątpliwości, nie tylko co do zakresu i potrzeby tak głębokich i centralizacyjnych zmian, ale także co do skali i bezpieczeństwa wdrożonych rozwiązań.
Niebezpieczny sposób wdrożenia
Co do zasady cele wprowadzenia systemu KSeF wydają się słuszne z punktu widzenia transparentności obrotu gospodarczego, uszczelnienia systemu podatkowego i minimalizacji tzw. szarej strefy. Niemniej jednak sama idea to za mało. Ogromne i jak się okazuje na tym etapie zasadne wątpliwości budzi sam sposób wdrażania systemu.
System ma zacząć obowiązywać w czasie, gdy administracja publiczna wciąż finalizuje prace nad jego stabilnym funkcjonowaniem, a przedsiębiorcy pozostają w procesie dostosowywania swoich narzędzi i procedur do nowych wymogów. Trudno uznać to za warunki sprzyjające bezpiecznemu startowi rozwiązania, od którego zależeć ma codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw.
Symbolicznym przykładem tego stanu rzeczy jest decyzja o czasowym wyłączeniu dotychczasowego systemu wraz z modułami uprawnień tuż przed planowanym uruchomieniem nowej wersji systemu w wariancie 2.0.
W efekcie przedsiębiorcy znaleźli się w sytuacji przejściowej, w której stare narzędzia przestają działać, a nowe nie zostały jeszcze realnie przetestowane w warunkach masowego użycia. Taki sposób przechodzenia na system obowiązkowy trudno uznać za odpowiedzialny, zwłaszcza gdy mówimy o narzędziu obsługującym podstawowy element obrotu gospodarczego.
Wciąż wyraźnie widać, że duża część przedsiębiorców nie weszła jeszcze w etap pełnej gotowości do funkcjonowania w nowym modelu fakturowania (także największe spółki skarbu państwa). Wskazują na to zarówno obserwacje praktyki rynkowej, jak i analizy prowadzone wśród średnich oraz dużych firm. Wiele podmiotów rozpoczęło zaawansowane prace związane z integracją systemów i zmianą procesów dopiero w końcowej fazie przygotowań.
Tymczasem KSeF nie sprowadza się wyłącznie do technicznej zmiany narzędzia do wystawiania faktur, lecz wymaga również przeorganizowania procedur wewnętrznych oraz przeszkolenia pracowników.
Przerzucenie ryzyka na przedsiębiorców
Ponadto, nowy model fakturowania w praktyce uzależnia możliwość dokumentowania sprzedaży od dostępności centralnej infrastruktury państwowej. W sytuacji, w której system nie działa, przedsiębiorca nie ma realnej możliwości fakturowania. To ryzyko technologiczne, które dotychczas było rozproszone pomiędzy wiele niezależnych narzędzi i rozwiązań rynkowych, zostało obecnie skumulowane w jednym, centralnym systemie. W konsekwencji, ciężar ewentualnych problemów technicznych jak i przestojów spoczywa na przedsiębiorcach, którzy nie mają żadnego realnego wpływu na jego funkcjonowanie.
Krótko mówiąc, wdrażanie natychmiastowe – czyli z dnia na dzień – rozwiązania nieprzetestowanego w skali makro skutkować może (i zapewne będzie) paraliżem działalności gospodarczych, licznymi błędami rozliczeniowymi. De facto państwo przerzuca całe ryzyko na przedsiębiorców, nie dając i nie gwarantując im jakiegokolwiek narzędzia ratunkowego.
W przypadku błędów systemu lub braku jego działania nie będzie realnej możliwości wystawiania dokumentów księgowych. W przypadku braku dostępu do infrastruktury internetowej z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy – system także nie będzie działał. Oznacza to, że rozliczenia gospodarcze są wprost uzależnione od sprawności rozwiązań technologicznych.
Państwo wie wszystko o twojej firmie
Poważne wątpliwości budzi również zakres informacji, które trafiają do KSeF. Dane przekazywane w ramach faktur ustrukturyzowanych pozwalają nie tylko na kontrolę poprawności rozliczeń podatkowych, lecz także na szczegółowe odtworzenie sposobu prowadzenia działalności gospodarczej.
Ujawniają one mechanizmy kształtowania cen, relacje handlowe, politykę rabatową czy schematy współpracy z kontrahentami. W praktyce są to informacje, które decydują o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorcy i które dotychczas pozostawały poza zasięgiem stałego, automatycznego nadzoru.
Istnieje ryzyko, że tzw. „wyciek” bazy danych i informacji (co nie jest w tych czasach czymś nadzwyczajnym) spowoduje, że osoby trzecie mogą pozyskać pełną informację na temat de facto wszystkich przedsiębiorstw oraz sposobów ich działania, danych księgowych. Co ważne dotyczy to też podmiotów notowanych na giełdach, spółek skarbu państwa, co może dać ogromne narzędzie do manipulacji rynkiem.
Kontrola prewencyjna zamiast zaufania
W tym kontekście pojawia się pytanie o granice ingerencji państwa w działalność gospodarczą oraz narzędzia jakie będą chronić przedsiębiorców. KSeF w obecnym kształcie zakłada objęcie wszystkich przedsiębiorców jednolitym, ciągłym mechanizmem kontroli, niezależnie od skali działalności czy historii rozliczeń.
Oznacza to odejście od modelu, w którym kontrola jest reakcją na konkretne ryzyko, na rzecz systemu, w którym każdy uczestnik obrotu gospodarczego jest monitorowany prewencyjnie. W efekcie może dojść do zaburzenia konstytucyjnej równowagi między państwem a jednostką. Taki kierunek rodzi nie tylko wątpliwości praktyczne, ale i systemowe.
Nie dziwi więc, że wokół KSeF narasta napięcie, a w debacie publicznej coraz częściej przywoływane są doświadczenia poprzednich reform podatkowych wprowadzanych w pośpiechu i bez wystarczającego przygotowania. Tym samym obawa przed powtórzeniem scenariusza chaosu organizacyjnego i prawnego nie wynika z niechęci do zmian, lecz z obserwacji sposobu ich wdrażania.
W mojej ocenie KSeF niewątpliwie może w przyszłości stać się użytecznym narzędziem porządkującym rozliczenia i uszczelniającym system podatkowy. Jednakże warunkiem jego poprawnego działania jest jednak stabilność systemu, realne przygotowanie rynku oraz proporcjonalne podejście do zakresu gromadzonych danych.
W obecnym kształcie i przy obecnym tempie wdrożenia system sprawia wrażenie projektu wprowadzanego zbyt gwałtownie, bez wystarczalnego marginesu bezpieczeństwa. A to właśnie bezpieczeństwo i przewidywalność są fundamentem zaufania, na którym powinien opierać się nowoczesny system podatkowy.