W niedzielę 1 lutego ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Służy do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur. Ma usprawnić obrót dokumentami – ułatwić pracę przedsiębiorcom i pracownikom Krajowej Administracji Skarbowej. System wchodzi w życie w ogniu krytyki części opozycji i organizacji przedsiębiorców. Jego twórcy zapewniają jednak, że nie ma powodu do obaw.
- 1 lutego ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- System służy do elektronicznego wystawiania i odbierania faktur – w zamyśle twórców ma usprawnić pracę przedsiębiorców i urzędników.
- Przedsiębiorcy i część opozycji przekonują, że KSeF nie jest dobrze przygotowany, a nawet może skończyć się „katastrofą” dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów odpiera te zarzuty – przekonuje, że system jest stabilny i wydajny.
Krajowy System e-Faktur jest wdrażany stopniowo. W pierwszym etapie dotyczy tylko największych firm – tych, które w 2024 r. miały obroty przekraczające 200 mln zł. 1 kwietnia rozpocznie się drugi etap wdrożenia obejmujący pozostałe firmy z wyjątkiem najmniejszych.
Według przepisów do tej ostatniej kategorii należą podmioty z obrotami mniejszymi niż 10 tys. zł miesięcznie – obowiązek korzystania z KSeF będzie ich dotyczył dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Co ważne, od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek odbierania faktur z KSeF. Niektóre podmioty mają bowiem możliwość wystawiania faktur tylko w tym systemie.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Od 1 lutego można odbierać faktury przy użyciu narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Są to:
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
- Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon.
- e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.
Aby zalogować się w systemie, potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Należy również podać numer NIP. Po zalogowaniu się należy przejść do zakładki „Lista Faktur”. W tym miejscu znajdą się wszystkie faktury wystawione na naszą firmę. Zakładkę warto sprawdzać regularnie. Ma to znaczenie dla terminu płatności za fakturę.
Jeśli nie mamy numeru NIP, a prowadzimy działalność w innej formie i bez pieczęci kwalifikowanej, należy złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Tylko tak uzyskamy dostęp do KSeF.
Czy KSeF jest stabilny i bezpieczny?
W ostatnich miesiącach przed wdrożeniem systemu swoje obawy głośno wyrażali przedsiębiorcy, a także politycy m.in. Konfederacji. – Urzędnicy i politycy zdają sobie sprawę, że stoją u progu katastrofy – mówił 23 stycznia na konferencji prasowej wicemarszałek Sejmu Krzysztof Bosak. – Dlatego wprowadzili swego rodzaju brak kar przez pierwszy rok stosowania tego systemu – dodał.
O stabilności i wydajności systemu zapewniał dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) Roman Łożyński. Podkreślał, że nad jego uruchomieniem pracuje zespół ekspertów CIRF, spółki Aplikacje Krytyczne i z Ministerstwa Finansów.
– Zapewniają pomoc w stabilizacji systemu, bezpieczne wdrożenie i ciągłość pracy – mówił Łożyński 27 stycznia podczas konferencji prasowej (cytat za Polską Agencją Prasową).
Urzędnicy: wprowadzenie systemu nie oznacza stałego wglądu w działalność podatnika
Dyrektor CIFR zapewniał dalej, że system został zaprojektowany w oparciu o niezależne lokalizacje. Wszystkie serwery są w Polsce – wykorzystują polską infrastrukturę i zaplecze techniczne. Przekonywał, że dane są zabezpieczone na wypadek potencjalnych awarii. Są również szyfrowane.
„Wdrożenie systemu nie zwiększa zakresu informacji dostępnych dla KAS. Administracja skarbowa nie ma stałego, 24‑godzinnego wglądu w działalność podatnika; dostęp do danych w KSeF odbywa się wyłącznie w określonych sytuacjach, np. w ramach czynności sprawdzających lub kontrolnych i zawsze wymaga zgody przełożonego” – czytamy na stronie systemu.
„Każda czynność wykonywana przez pracownika jest monitorowana i audytowana. System działa na serwerach zlokalizowanych w Polsce, opartych na krajowej infrastrukturze” – podkreślono.
Jak zdobyć wiedzę o korzystaniu z KSeF?
Urzędy skarbowe prowadzą regularne szkolenia z obsługi systemu. Terminy i godziny przyjęć na stanowiskach do obsługi KSeF można sprawdzić na stronie internetowej swojego urzędu.
Materiały szkoleniowe można też znaleźć na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Są tam poradniki i filmy instruktażowe. Dotyczą zarówno wystawiania, jak i odbierania faktur, jak również bardziej skomplikowanych zadań.