- Od 8 lipca 2026 r. inspektorzy pracy mogą samodzielnie, drogą decyzji administracyjnej, przekształcać umowy cywilnoprawne w stosunek pracy. Eliminuje to konieczność wytaczania wieloletnich procesów sądowych i diametralnie zwiększa ryzyko dla pracodawców stosujących tzw. „śmieciówki”.
- Choć odwołany szef PIP Marcin Stanecki zapowiadał rozsądne i ewolucyjne wdrażanie nowych przepisów, jego nagłe odejście budzi niepokój biznesu. Pracodawcy muszą liczyć się ze wzrostem liczby oraz intensywności kontroli, których kierunek jest obecnie trudny do przewidzenia.
- Aby uniknąć kar i zapłaty składek ZUS do pięciu lat wstecz, firmy muszą natychmiast zweryfikować treść umów oraz codzienną praktykę współpracy. Kluczowe jest oddzielenie zleceniobiorców od struktur etatowych, w tym zmiana kanałów komunikacji, adresów e-mail oraz procedur menedżerskich.
Od środy, 8 lipca 2026 r., obowiązują przepisy nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. To jedna z najważniejszych zmian w polskim prawie pracy ostatnich lat. Przyznaje Państwowej Inspekcji Pracy realną kontrolę nad tym, czy zawierane w firmach umowy cywilnoprawne nie ukrywają w istocie stosunku pracy. Dotychczas PIP miała wprawdzie prawo badać umowy cywilnoprawne pod kątem cech stosunku pracy, brakowało jej jednak realnych narzędzi do wyciągania z tych ustaleń konsekwencji.
Przeczytaj także: Dwa etaty i kredyt na dziurę w ziemi. „Ludzie są wykończeni. Życie nam się wywróciło”
Jedyną drogą do przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę było wytoczenie przez inspektora pracy powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy przed sądem pracy, a takie postępowania potrafiły ciągnąć się latami. Po wejściu w życie nowelizacji inspektor pracy będzie mógł wezwać pracodawcę do dobrowolnego usunięcia naruszeń, a jeśli ten nie zastosuje się do polecenia, okręgowy inspektor pracy wyda decyzję administracyjną przekształcającą umowę cywilnoprawną w stosunek pracy.
Więcej kontroli
PIP zyskuje więc instrument, który w krótkim czasie może w sposób znaczący wpłynąć na strukturę zatrudnienia w wielu firmach, a z zapowiedzi wynika, że spodziewać się można znacznego wzrostu liczby kontroli.
Dodatkowego niepokoju przysparza fakt, że Marcin Stanecki, główny inspektor pracy odpowiedzialny za kształt tej nowelizacji, został odwołany ze stanowiska. Konsekwentnie uspokajał on, że nowe przepisy nie będą stosowane w sposób rewolucyjny, a inspektorzy będą posługiwać się nowymi uprawnieniami rozsądnie. Po zmianie na tym stanowisku trudno przewidzieć, w jakim kierunku pójdzie praktyka stosowania nowych narzędzi, co dla pracodawców oznacza istotny wzrost niepewności co do skali i intensywności zbliżających się kontroli.
Dobrą wiadomością jest natomiast to, że kryteria oceny, czy dana relacja stanowi stosunek pracy, nie są niezbadaną kwestią. Sądy pracy, a przede wszystkim Sąd Najwyższy, od wielu lat konsekwentnie wypracowują linię orzeczniczą określającą, jakie cechy przesądzają o pracowniczym charakterze zatrudnienia. Pracodawcy mają więc do dyspozycji bogaty materiał, na podstawie którego mogą już dziś rzetelnie ocenić ryzyko związane z obowiązującymi w firmie umowami cywilnoprawnymi i odpowiednio się przygotować. Przedstawiamy trzy kluczowe działania, które to umożliwiają.
Krok 1. Przegląd obowiązujących umów
Pierwszym krokiem powinien być audyt wszystkich umów cywilnoprawnych, którego celem jest wyłapanie zapisów mogących wskazywać na cechy stosunku pracy. Warto zwrócić uwagę na to, czy umowa narzuca wykonawcy sztywne godziny lub miejsce pracy, czy wyklucza możliwość powierzenia zadania innej osobie, czy posługuje się językiem kodeksu pracy (np. takim jak „urlop”) oraz czy wynagrodzenie jest rozliczane wyłącznie za gotowość do pracy przy braku ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy. Na tej podstawie warto przygotować mapę ryzyka, dzielącą umowy na bezpieczne, wymagające korekty i wymagające przekształcenia w stosunek pracy.
Krok 2. Ocena praktyki wykonywania umów w świetle orzecznictwa
Nawet jednak najlepiej napisana umowa nie ochroni pracodawcy, jeżeli codzienna współpraca wygląda jak stosunek pracy, dlatego inspektor będzie badał przede wszystkim to, jak relacja funkcjonuje na co dzień. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że przy występowaniu różnych cech charakterystycznych dla zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych decydująca jest ocena, które z nich mają charakter przeważający.
Warto zatem przy ocenie ryzyka spojrzeć na współpracę przez pryzmat trzech głównych cech, na które w utrwalonym orzecznictwie najczęściej powołuje się Sąd Najwyższy, a więc kierownictwa i podporządkowania, osobistego świadczenia pracy oraz ryzyka pracodawcy.
Przeczytaj także: Czynsze grozy. Płacą krocie a mieszkają w slumsach. „Wstyd kogoś zaprosić”
Sądy jako klasyczny przejaw kierownictwa wskazują na możliwość codziennego konkretyzowania wykonawcy jego obowiązków, a więc określania czynności mieszczących się w zakresie uzgodnionego rodzaju pracy oraz sposobu ich wykonywania. Kierownictwo nie musi przy tym oznaczać nieustannego nadzoru, ponieważ wystarczy wskazanie zadania i terminu jego wykonania, a następnie kontrola jakości i terminowości.
Sąd Najwyższy podkreśla jednak, że sama kontrola czy polecenia przekazywane mailem nie muszą jeszcze świadczyć o stosunku pracy, ponieważ pewien zakres nadzoru jest właściwy również dla umów cywilnoprawnych, a samo wyznaczanie dni i godzin świadczenia czynności także nie przesądza o pracowniczym charakterze relacji, ponieważ może występować w umowach zlecenia czy umowach o świadczenie usług.
Z kierownictwem po stronie zatrudniającego wiąże się podporządkowanie po stronie wykonawcy, przejawiające się brakiem samodzielności w określaniu bieżących zadań. Sygnałem ostrzegawczym są zatem sytuacje, w których to usługobiorca decyduje, co, kiedy i w jaki sposób usługodawca ma robić, a on sam nie ma realnej swobody w organizowaniu swojej pracy.
Kolejnym istotnym kryterium jest osobiste świadczenie pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego brak bezwzględnego obowiązku osobistego świadczenia pracy wyklucza możliwość zakwalifikowania stosunku prawnego jako umowy o pracę. Trzeba jednak pamiętać, że sam zapis w umowie o możliwości substytucji nie wystarczy, jeżeli w praktyce takie zastępstwa nigdy nie miały miejsca, a pozostałe cechy wskazują na przewagę stosunku pracy. Kluczowe jest zatem, aby możliwość powierzenia zadania osobie trzeciej była realna, a nie fikcyjna.
Trzecim filarem oceny jest ryzyko pracodawcy. Sąd Najwyższy do najistotniejszych cech stosunku pracy zalicza ponoszenie przez pracodawcę wszelkiego ryzyka związanego z realizacją zobowiązania, a więc ryzyka osobowego, organizacyjnego i ekonomicznego. Jeśli wykonawca nie ponosi żadnego ryzyka gospodarczego, nie odpowiada za rezultat i otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie za samą gotowość do świadczenia usług, jest to jedna z silnych przesłanek świadczących o istnieniu stosunku pracy.
Przeczytaj także: Sikorski w CNN o grach Putina: Rosja może użyć dronów pod fałszywą flagą
Pomocne w rzetelnej ocenie ryzyka może być również orzecznictwo dotyczące kwestii bardziej niuansowych. Sam fakt korzystania przez wykonawcę ze sprzętu, narzędzi czy infrastruktury zatrudniającego (biuro, samochód, telefon, wizytówki) nie przesądza o istnieniu stosunku pracy, o ile nie towarzyszą temu inne cechy właściwe dla zatrudnienia pracowniczego.
Podobnie praca w zespole i korzystanie z infrastruktury firmy nie wykluczają automatycznie cywilnoprawnego charakteru współpracy. Szczególnej ostrożności wymagają natomiast sytuacje, w których pracownik po rozwiązaniu umowy o pracę wykonuje na rzecz tego samego pracodawcy identyczne zadania na podstawie umowy o świadczenie usług, ponieważ takie ułożenie relacji jest przez sądy oceniane z dużą podejrzliwością.
Warto pamiętać, że materiałem dowodowym mogą być nie tylko umowy i faktury, ale też korespondencja mailowa, wiadomości na komunikatorach oraz przesłuchania samych usługodawców. To właśnie te źródła najczęściej pokazują, jak relacja funkcjonuje na co dzień.
Krok 3. Modyfikacja modelu współpracy, procedury wewnętrzne i szkolenia
Oprócz ewentualnej korekty umów lub ewentualnego przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę należy również wprowadzić zmiany w sposobie, w jaki firma organizuje współpracę z osobami na umowach cywilnoprawnych.
Warto zadbać o to, by usługodawcy korzystali z odrębnych kanałów komunikacji niż pracownicy etatowi, a więc na przykład mieli osobne adresy mailowe wskazujące na współpracę zewnętrzną (typu „nazwisko@kontraktor.firma.pl” zamiast domeny wewnętrznej) lub własne skrzynki firmowe, bez dostępu do wewnętrznych kanałów Slacka czy Teamsa zarezerwowanych dla załogi etatowej.
Trzeba również sprawdzić, jak usługodawcy prezentują się w komunikacji z klientami, ponieważ podpisywanie ich maili tytułem służbowym sugerującym przynależność do organizacji (np. „Marketing Manager, XYZ sp. z o.o.”) czy ich występowanie na wizytówkach firmowych jako członków zespołu wewnętrznego to sygnały, które mogą zostać uznane za dowód integracji ze strukturą pracodawcy. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych powinny być w takich sytuacjach jasno identyfikowane jako współpracownicy zewnętrzni albo dostawcy usług.
Warto też zweryfikować, w jaki sposób usługodawcy są uwzględniani w wewnętrznych narzędziach organizacyjnych, takich jak intranet, systemy oceny okresowej, plany urlopowe czy narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy. Ich obecność w tych systemach na tych samych zasadach co pracowników etatowych jest jednym z częściej wykorzystywanych argumentów przy próbach reklasyfikacji.
Przeczytaj także: Były minister o kryzysie w ochronie zdrowia: To był błąd premiera
Podobnie należy przyjrzeć się zaproszeniom na spotkania firmowe, szkoleniom wewnętrznym, integracjom, benefitom pracowniczym czy wewnętrznym rankingom, ponieważ każdy z tych elementów, choć z pozoru nieszkodliwy, może zostać potraktowany jako element upodabniający relację do stosunku pracy. Włączanie zleceniobiorców w programy motywacyjne, konkursy „pracownik miesiąca”, karty sportowe, prywatną opiekę medyczną finansowaną przez firmę czy uroczystości jubileuszowe zarezerwowane dla załogi etatowej to sygnały, że w praktyce traktuje się ich jak pracowników. Podobne wątpliwości może budzić uwzględnianie ich w firmowych schematach organizacyjnych czy dodawanie do list mailingowych „All Employees”.
Wszystkie te elementy powinny znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznej procedurze współpracy z osobami na umowach cywilnoprawnych, która porządkuje zasady komunikacji, przydzielania zadań i odbioru prac, a także wyraźnie rozdziela polityki HR. Równolegle nieodzowne jest przeszkolenie kadry zarządzającej z języka, jakim należy posługiwać się w kontaktach z osobami na umowach cywilnoprawnych, ponieważ największe ryzyko generują managerowie w codziennej komunikacji, a wystarczy, że team leader poprosi zleceniobiorcę o „wniosek urlopowy”, żeby jednym mailem powstał dowód mogący zostać wykorzystany przy kreowaniu narracji, że strony łączy stosunek pracy. Kluczowe jest, aby model współpracy jasno komunikował, że mamy do czynienia z relacją biznesową pomiędzy dwoma niezależnymi podmiotami, a nie z zależnym członkiem zespołu wewnętrznego.
Skutki reklasyfikacji
Zignorowanie zmian może okazać się bardzo kosztowne, ponieważ bezpośrednimi skutkami decyzji mogą być roszczenia usługodawcy o ekwiwalent za urlop i wynagrodzenie za nadgodziny, mandat do 10 tys. zł lub grzywna sądowa do 60 tys. zł, obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz obowiązki BHP wymagalne od dnia wykonalności decyzji.
Znacznie bardziej dotkliwe bywają jednak skutki wsteczne, gdyż pracodawca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS i zaliczek PIT aż pięć lat wstecz, a organy skarbowe mogą zakwalifikować faktury samozatrudnionego jako tak zwane puste faktury, co oznacza korektę deklaracji VAT i utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego. Wszystkie zaległości powiększane są o odsetki.
Nowelizacja nie zamyka drogi do umów cywilnoprawnych, ale daje PIP narzędzia, których dotychczas brakowało. Kiedy inspektor pojawi się w firmie, retrospektywne poprawki mogą być już nieskuteczne. Wygrają pracodawcy, którzy zadbają o to, żeby umowa, procedury wewnętrzne i codzienna praktyka współpracy mówiły jednym głosem.