W sezonie wakacyjnym w każdym dziale kadr zaczynają się intensywne negocjacje dotyczące terminów, skrzynki mailowe zapełniają się wnioskami urlopowymi, a większość pracowników myśli już bardziej o plaży lub górskim szlaku niż o bieżących projektach. To jednak także czas, gdy na powierzchnię wypływają pytania, z którymi pracodawcy mierzą się regularnie, choć nie zawsze zdają sobie sprawę z ich wagi.
Czy telefon do pracownika z prośbą o powrót do pracy wystarczy, żeby skutecznie odwołać go z urlopu? Czy można wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody? Co się stanie, jeśli pracownik sam zdecyduje, że bierze wolne, bo pracodawca i tak powinien udzielić mu zaległego urlopu? Czy zaniedbanie obowiązku informowania pracowników o stanie niewykorzystanych urlopów może kosztować pracodawcę wypłatę ekwiwalentu za lata wstecz?
Prezentujemy siedem orzeczeń, które ilustrują, jak prawo urlopowe funkcjonuje w zderzeniu z rzeczywistością i jakie pułapki czyhają na pracodawców w pozornie oczywistych sytuacjach. Zbliżający się sezon urlopowy to dobry moment, by zapoznać się z tymi orzeczeniami, zanim któraś z opisanych sytuacji przydarzy się we własnej firmie.
1. Niezłożenie wniosku urlopowego nie pozbawia prawa do ekwiwalentu
Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2018 r. zapadł w sprawie, która na pierwszy rzut oka wydaje się prosta: pracownik nie złożył wniosku o urlop, nie poszedł na urlop, a teraz żąda ekwiwalentu. Intuicja wielu pracodawców podpowiada tu jednoznaczną odpowiedź: sam sobie winien. Trybunał Sprawiedliwości UE odpowiedział inaczej i uczynił to w sposób, który zmienił sposób myślenia o obowiązkach pracodawcy w całej Europie.
Przeczytaj także: 26 tys. zł za godzinę pracy? NFZ i CBA badają kontrakty neurochirurgów
Tetsuji Shimizu przez ponad dwanaście lat pracował w Max-Planck-Gesellschaft, prestiżowej niemieckiej organizacji naukowej, na kolejnych umowach o pracę na czas określony. Gdy jego ostatnia umowa dobiegła końca w grudniu 2013 r., okazało się, że nie wykorzystał 51 dni urlopu za lata 2012 i 2013.
Co prawda pracodawca kilka tygodni przed wygaśnięciem umowy napisał do pracownika, prosząc go o skorzystanie z urlopu, jednak nie wyznaczył konkretnych terminów ani nie zobowiązał go do tego formalnie. Shimizu wykorzystał więc dwa dni urlopu. Po zakończeniu stosunku pracy zażądał ekwiwalentu pieniężnego za pozostałe niewykorzystane dni. Pracodawca odmówił, powołując się na przepisy niemieckiego prawa pracy, zgodnie z którymi prawo do urlopu wygasa z końcem roku rozliczeniowego, jeśli pracownik sam nie złożył wniosku urlopowego.
Sprawa trafiła do Federalnego Sądu Pracy Niemiec, który skierował do Trybunału pytanie prejudycjalne: czy przepisy unijne pozwalają na to, by prawo do urlopu wygasało automatycznie tylko dlatego, że pracownik nie wnioskował o jego udzielenie?
Trybunał, obradujący w składzie Wielkiej Izby, odpowiedział przecząco i przy okazji sformułował zasadę, która wywróciła do góry nogami utartą praktykę kadrową. Sędziowie wskazali, że automatyczne pozbawianie pracownika prawa do urlopu z powodu niezłożenia wniosku jest niezgodne z art. 7 dyrektywy o czasie pracy oraz z art. 31 ust. 2 Karty praw podstawowych UE, o ile wcześniej nie sprawdzono, czy pracodawca rzeczywiście umożliwił pracownikowi skorzystanie z tego prawa.
Przeczytaj także: To ona rządziła Warszawą. Kogo poświęcił Trzaskowski?
Pracodawca nie może bowiem biernie czekać na wniosek urlopowy i następnie powoływać się na jego brak jako podstawę wygaśnięcia prawa. To na pracodawcy spoczywa obowiązek aktywnego działania: powinien konkretnie i w sposób w pełni przejrzysty zadbać o to, by pracownik miał realną możliwość skorzystania z urlopu, zachęcać go do tego, w razie potrzeby formalnie, oraz informować go z odpowiednim wyprzedzeniem, że nieudzielony urlop przepadnie z końcem okresu rozliczeniowego.
Trybunał zastrzegł jednak, że obowiązek pracodawcy nie jest nieograniczony. Nie chodzi o narzucanie pracownikom przymusowego korzystania z urlopu. Jeśli pracodawca udowodni, że dochował należytej staranności, a mimo to pracownik świadomie i celowo nie skorzystał z urlopu, w pełni rozumiejąc konsekwencje tej decyzji, wówczas prawo do urlopu może wygasnąć, a ekwiwalent się nie należy. Granica jest jednak wyraźna, gdyż ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. To on musi wykazać, że pracownik miał realną możliwość wypoczynku i świadomie z niej zrezygnował, a nie odwrotnie.
Wyrok jest ważny z kilku powodów jednocześnie. Przede wszystkim przełamuje intuicję, którą kierowały się setki działów kadrowych w całej Europie, w tym w Polsce: skoro pracownik nie prosił o urlop, to widocznie nie chciał i sam ponosi tego konsekwencje. Trybunał uznał tę logikę za sprzeczną z fundamentalnym charakterem prawa do urlopu oraz nierówną pozycją stron stosunku pracy. Pracownik, który boi się prosić o urlop w obawie przed pogorszeniem swojej sytuacji zawodowej lub po prostu nie jest świadomy ryzyka utraty prawa, nie może ponosić z tego powodu negatywnych konsekwencji, jeśli pracodawca nie poinformował go o nich w porę.
Dla polskich pracodawców wyrok oznacza konieczność wdrożenia aktywnych i udokumentowanych procedur informowania pracowników o stanie niewykorzystanych urlopów oraz o ryzyku ich przepadku. Samo odnotowanie w systemie kadrowym, że pracownik nie złożył wniosku, jest absolutnie niewystarczające. Wymagana jest inicjatywa po stronie pracodawcy, najlepiej w formie pisemnej i z potwierdzeniem odbioru, tak aby w razie sporu móc wykazać, że pracownik został poinformowany wyraźnie, w odpowiednim czasie i w sposób umożliwiający mu rzeczywiste podjęcie decyzji o skorzystaniu z wypoczynku.
[Wyrok TS z 6 listopada 2018 r., C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften eV przeciwko Tetsujiemu Shimizu, ZOTSiS 2018, nr 11, poz. I-874.]
2. Jednostronne udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego
Bogusław T. był prezesem zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej w Gliwicach. Pod koniec listopada 2001 r. spółdzielnia wypowiedziała mu umowę o pracę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia i jednocześnie zwolniła go z obowiązku świadczenia pracy. Kilka tygodni później pracodawca poinformował go pismem, że udziela mu urlopu wypoczynkowego w wymiarze 43 dni, obejmującego zaległości za poprzednie lata oraz urlop bieżący. Powód odmówił.
Nie wyraził zgody na urlop, nie skorzystał z wypoczynku i po zakończeniu stosunku pracy zażądał ekwiwalentu pieniężnego za wszystkie te dni. W jego ocenie pracodawca nie mógł skutecznie udzielić urlopu bez jego zgody, szczególnie że wcześniej zwolnił go z obowiązku świadczenia pracy, co w istocie zamknęło mu drogę do podejmowania wobec niego jakichkolwiek jednostronnych decyzji dotyczących czasu pracy.
Sąd Rejonowy przyznał mu rację i zasądził całą żądaną kwotę. Sąd Okręgowy zmienił jednak ten wyrok i dokonał rozróżnienia, które Sąd Najwyższy następnie w pełni zaakceptował: inaczej należy traktować urlop zaległy, a inaczej urlop bieżący.
Przeczytaj także: Dymisje w ratuszu Trzaskowskiego to efekt Czarnka? „Daleko posunięta fantazja”
W odniesieniu do urlopu zaległego, czyli tego za poprzednie lata kalendarzowe, pracodawca ma bezwzględny obowiązek jego udzielenia wynikający z art. 168 Kodeksu pracy. Przepis ten zobowiązuje go do udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku i nie uzależnia tego obowiązku od żadnych dodatkowych warunków, a w szczególności od zgody pracownika.
Sąd Najwyższy wskazał wprost, że skoro ustawodawca nakłada na pracodawcę taki obowiązek, musi mu jednocześnie przyznać narzędzie pozwalające go wykonać nawet wbrew woli zatrudnionego. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest bowiem bezwzględnie obowiązujące dla obu stron stosunku pracy. Pracownik nie może się go zrzec, ale też nie może skutecznie odmówić jego wykorzystania, jeśli urlop został udzielony zgodnie z przepisami. Kasacja powoda została oddalona, a roszczenie o ekwiwalent za urlop zaległy okazało się bezpodstawne.
Sprawa miała jednak pewien szczegół, który okazał się kosztowny dla pracodawcy. Pracodawca udzielił łącznie 43 dni urlopu jednym pismem, nie wskazując wyraźnie, które dni dotyczą poszczególnych lat ani jakiego rodzaju urlopu. Sąd musiał samodzielnie odtworzyć strukturę tego urlopu i ustalił, że część z nich stanowiła urlop bieżący za lata 2001 i 2002, który rządzi się odmiennymi zasadami i co do zasady wymaga uzgodnienia z pracownikiem. Za te 12 dni powód zachował prawo do ekwiwalentu. Pozostałe 31 dni stanowił urlop zaległy, udzielony skutecznie bez zgody pracownika, i w tym zakresie roszczenie upadło.
Orzeczenie to doskonale uzupełnia omówiony wyżej wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 2018 r. w sprawie Max-Planck przeciwko Shimizu. Trybunał nałożył na pracodawcę obowiązek aktywnego informowania pracownika o ryzyku utraty prawa do urlopu i zachęcania go do jego wykorzystania. Sąd Najwyższy wskazuje, co pracodawca może zrobić, gdy działania te nie przyniosą skutku i pracownik mimo wszystko nie planuje urlopu: może samodzielnie i skutecznie wyznaczyć jego termin. Razem oba wyroki wyznaczają sekwencję postępowania, która chroni pracodawcę przed zarzutem nieudzielenia urlopu w ustawowym terminie – najpierw inicjatywa informacyjna i zachęta do wypoczynku, a jeśli to zawiedzie, jednostronne wyznaczenie terminu jako rozwiązanie ostateczne.
[Wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006, nr 23–24, poz. 354.]
3. Skuteczność odwołania pracownika z urlopu
Sprawa Jakuba T. zaczęła się od telefonu, który pracodawca wykonał w przedostatnim dniu jego urlopu wypoczynkowego. Jakub T. był zatrudniony na stanowisku project managera w poznańskiej spółce. Jego przełożony zadzwonił i przekazał mu, że jest potrzebny w pracy przy realizacji bieżącego projektu. Powód odparł, że jego nieobecność jest usprawiedliwiona, że nie może rozmawiać i że będzie w pracy w poniedziałek, po czym się rozłączył, bo akurat prowadził samochód. Po tej rozmowie przełożony wysłał na prywatną skrzynkę pocztową powoda wiadomość e-mail z informacją, że odwołuje go z urlopu z uwagi na nagłą potrzebę pracodawcy.
Powód nie odczytał tej wiadomości przez całą dobę, ponieważ był zajęty przygotowaniami do rodzinnej uroczystości z okazji rocznicy ślubu. Kiedy następnego dnia, w piątek, w godzinach popołudniowych wreszcie zapoznał się z treścią e-maila, niezwłocznie odpisał, że przebywa w innym mieście i nie jest w stanie stawić się w miejscu pracy. Tego samego dnia pracodawca sporządził rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, wskazując jako przyczynę bezzasadną odmowę stawienia się do pracy po odwołaniu z urlopu w dniu 9 lutego 2012 r.
Przeczytaj także: ZDM reaguje na publikację Zero.pl. Słowik: Możecie napisać wszystko
Sąd Rejonowy stanął po stronie pracodawcy i oddalił powództwo o przywrócenie do pracy, uznając, że powód zdawał sobie sprawę z intencji przełożonego i że rozmowa telefoniczna, w połączeniu z wysłaną następnie wiadomością e-mail, stanowiła skuteczne odwołanie z urlopu wypoczynkowego. Sąd Okręgowy ocenił tę sprawę zupełnie inaczej, zmieniając wyrok, przywracając powoda do pracy i zasądzając na jego rzecz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy.
Pracodawca wniósł skargę kasacyjną, wywodząc, że informacja przekazana w rozmowie telefonicznej, iż pracownik jest potrzebny w pracy, powinna być przez niego odczytana jako dorozumiane polecenie powrotu, a wysłanie wiadomości e-mail na prywatną skrzynkę pocztową było skutecznym złożeniem oświadczenia woli już w chwili jej wysłania. Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną, w pełni podzielając rozumowanie sądu drugiej instancji.
Sąd Najwyższy wskazał, że odwołanie pracownika z urlopu jest uprawnieniem wyjątkowym, dopuszczalnym wyłącznie wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, a więc okoliczności, których pracodawca nie mógł wcześniej przewidzieć i uwzględnić przy planowaniu urlopów. Skoro pracodawca korzysta z tego uprawnienia, ograniczając w ten sposób konstytucyjne prawo pracownika do wypoczynku, musi złożyć jednoznaczne oświadczenie woli, które dotrze do adresata w sposób umożliwiający mu rzeczywiste zapoznanie się z jego treścią. Pracownik przebywający na urlopie jest bowiem czasowo zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i pozostaje poza sferą pracowniczego podporządkowania, a w czasie wypoczynku nie utrzymuje i nie musi utrzymywać stałego, codziennego kontaktu z pracodawcą.
Przeczytaj także: Ekskomunika lefebrystów. Jak się łączy z Braunem?
Nie można zatem wymagać od niego, by samodzielnie odczytywał intencje pracodawcy z faktów dorozumianych, takich jak informacja przekazana w toku krótkiej rozmowy telefonicznej, że jest w pracy potrzebny. Sformułowanie „jesteś potrzebny w pracy” to nie to samo co „odwołuję cię z urlopu” i Sąd Najwyższy wyraźnie odmówił traktowania tych dwóch komunikatów jako równoważnych. Pracodawca, który chce skorzystać z wyjątkowego uprawnienia do przerwania urlopu pracownika, musi wybrać taką formę i taki sposób komunikacji, które zapewnią, że pracownik rzeczywiście i w odpowiednim czasie zapozna się z oświadczeniem.
W kwestii wiadomości e-mail Sąd Najwyższy był równie jednoznaczny. Przesłanie jej na prywatną skrzynkę pocztową pracownika, z której strony dotychczas nie korzystały w codziennych kontaktach zawodowych, nie spełnia wymogu skutecznego złożenia oświadczenia woli o odwołaniu z urlopu. Pracownik korzystający z urlopu nie ma bowiem obowiązku codziennego kontrolowania prywatnej poczty elektronicznej, a pracodawca, który decyduje się na taki środek komunikacji, robi to na własne ryzyko dowodowe, szczególnie jeśli nie wykazał, że był to dotychczas przyjęty między stronami sposób porozumiewania się.
Skoro powód odczytał e-mail dopiero następnego dnia i niezwłocznie poinformował pracodawcę o swojej sytuacji, nie można mu przypisać ani winy umyślnej, ani rażącego niedbalstwa. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia opierało się zatem na nieprawdziwej przyczynie, co uzasadniało przywrócenie do pracy.
Wyrok ma znaczenie wykraczające daleko poza okoliczności tej konkretnej sprawy, bo dotyka zjawiska, które w ostatnich latach znacząco się nasiliło. W dobie powszechnej komunikacji elektronicznej, służbowych telefonów i rozmytej granicy między czasem pracy a czasem wolnym pracodawcy coraz częściej zakładają, że pracownik jest stale dostępny, na bieżąco sprawdza pocztę i reaguje na wiadomości niezależnie od tego, czy przebywa na urlopie, czy nie. Sąd Najwyższy wyjaśnił jednak, że urlop wypoczynkowy oznacza rzeczywisty wypoczynek i rzeczywiste wyłączenie z obowiązków pracowniczych, a nie jedynie zmianę miejsca, z którego pracownik monitoruje skrzynkę mailową.
Ciężar zapewnienia skutecznej komunikacji i doprowadzenia oświadczenia o odwołaniu z urlopu do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią spoczywa wyłącznie na pracodawcy, który chce urlop przerwać, a nie na pracowniku, który z niego korzysta. Dla działów kadrowych i prawników obsługujących pracodawców wniosek jest prosty – odwołanie z urlopu wymaga jednoznacznego, udokumentowanego oświadczenia złożonego w formie i za pomocą środka komunikacji odpowiadającego dotychczasowej praktyce kontaktów między stronami, z możliwością wykazania, że pracownik rzeczywiście i w konkretnym czasie mógł się z nim zapoznać. Telefon z informacją, że pracownik jest potrzebny, i e-mail wysłany na prywatną skrzynkę to w świetle tego wyroku zdecydowanie za mało.
[Wyrok SN z 8 marca 2017 r., II PK 26/16, OSNP 2018, nr 4, poz. 43.]
4. Termin wymagalności ekwiwalentu pieniężnego za urlop
Pracownik zatrudniony na stanowisku głównego specjalisty w dużej spółce akcyjnej od początku był osobą niepełnosprawną, jednak nigdy nie poinformował o tym pracodawcy. Kiedy okoliczność ta wyszła na jaw przy okazji okresowych badań lekarskich w 2009 r., pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę, wskazując jako przyczynę naruszenie obowiązków pracowniczych, polegające na zatajeniu stopnia niepełnosprawności celem wprowadzenia w błąd pracodawcy co do braku przeciwwskazań lekarskich do wykonywania pracy. Rozstanie nastąpiło z końcem października 2009 r.
Dopiero kilka lat później, wnosząc pozew, powód zażądał między innymi ekwiwalentu pieniężnego za dodatkowy urlop wypoczynkowy, który przysługiwał mu z tytułu niepełnosprawności, a którego nigdy nie wykorzystał. Spór o sam ekwiwalent zakończył się pomyślnie dla pracownika, bo sądy zgodnie przyznały mu należność w kwocie ponad 23 tysięcy złotych. Kontrowersja dotyczyła jednak tego, od kiedy należą się odsetki za opóźnienie w wypłacie tego świadczenia.
Sąd Okręgowy przyjął, że odsetki biegną od dnia doręczenia pozwu pracodawcy, czyli od listopada 2012 r., a więc ponad trzy lata po rozwiązaniu umowy o pracę. Rozumowanie sprowadzało się do tego, że skoro Kodeks pracy nie określa terminu wypłaty ekwiwalentu, to wymagalność świadczenia wyznacza dopiero wezwanie dłużnika do zapłaty, zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego. Pracownik nie zgadzał się z tym stanowiskiem i wniósł skargę o stwierdzenie niezgodności wyroku z prawem, twierdząc, że odsetki powinny biec od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli od listopada 2009 r. Różnica między tymi dwoma datami wynosiła ponad trzy lata i przekładała się na niemałą kwotę odsetek.
Przeczytaj także: Dzieci podwójnie skrzywdzone. Przez sprawcę i przez system
Sąd Najwyższy przyznał rację pracownikowi i stwierdził, że wyrok Sądu Okręgowego jest w tym zakresie niezgodny z prawem. W uzasadnieniu wskazał, że Sąd Okręgowy pominął kluczowy etap rozumowania. Artykuł 455 Kodeksu cywilnego, do którego odsyła art. 300 Kodeksu pracy, nakazuje odwołać się do daty wezwania do zapłaty dopiero wtedy, gdy termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania.
Tymczasem w przypadku ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy termin ten wynika wprost z właściwości zobowiązania i nie budzi żadnych wątpliwości. Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu w naturze przekształca się bowiem w prawo do ekwiwalentu pieniężnego i właśnie tego dnia świadczenie staje się wymagalne. Od tej daty pracodawca powinien je wypłacić, a brak wypłaty rodzi obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie.
Sąd Najwyższy podkreślił, że z chwilą zakończenia zatrudnienia sytuacja prawna obu stron w kwestii ekwiwalentu jest całkowicie klarowna. Urlop w naturze nie jest już możliwy do wykorzystania, więc jego rozliczenie może nastąpić wyłącznie przez zapłatę, a bierność pracodawcy w tym zakresie rodzi konsekwencje finansowe od pierwszego dnia po ustaniu stosunku pracy, nie zaś dopiero od momentu, gdy pracownik zdecyduje się wezwać go do zapłaty lub wytoczyć powództwo.
Wyrok przypomina zatem pracodawcom, że ekwiwalent za urlop to świadczenie wymagalne z mocy prawa w dniu zakończenia stosunku pracy, niezależnie od tego, czy którakolwiek ze stron w ogóle się o nie upomni, i że każdy dzień opóźnienia w jego wypłacie to dzień, od którego biegną odsetki.
[Wyrok SN z 1 marca 2017 r., II BP 11/15, LEX nr 2258035.]
5. Niezdolność do pracy a urlop wypoczynkowy
Aneta J. pracowała na stanowisku dyrektora do spraw korporacyjnych w spółce akcyjnej. Po urlopie macierzyńskim, który zakończył się we wrześniu 2009 r., przebywała kolejno na zwolnieniach lekarskich i korzystała z zasiłku opiekuńczego. W marcu 2010 r. złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego w wymiarze 80 dni za zaległe lata, wnioskując o termin od 17 marca do 11 czerwca 2010 r. Pracodawca odmówił i wezwał ją do stawienia się w pracy.
Od 17 marca pracownica znów poszła na zwolnienie lekarskie, potem na urlop wychowawczy, potem znów na zasiłek opiekuńczy, potem znów na zwolnienie. W lutym 2011 r. złożyła kolejny wniosek o urlop, tym razem na 60 dni. Pracodawca ponownie odmówił. We wrześniu 2011 r. złożyła trzeci wniosek, na 56 dni skumulowanych zaległości. Pracodawca odmówił po raz trzeci. Na początku października pracownica stawiła się wreszcie w pracy, ale nie przeprowadziła wyznaczonych badań kontrolnych. Pod koniec października 2011 r. złożyła oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, wskazując jako przyczynę wielokrotne odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego.
Sąd Rejonowy i Sąd Okręgowy przyznały pracownicy rację. W ich ocenie pracodawca, odmawiając udzielenia urlopu bez podania przyczyn i bez wskazania alternatywnego terminu, ciężko naruszył swoje podstawowe obowiązki wobec pracownika, co uzasadniało rozwiązanie umowy w trybie art. 55 Kodeksu pracy. Pracownicy zasądzono odszkodowanie i odprawę.
Przeczytaj także: Przez 20 lat spłacali mieszkania. Dziś słyszą: Zapłaćcie za nie jeszcze raz
Sąd Najwyższy uchylił ten wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania, wskazując na istotny błąd w rozumowaniu sądów niższych instancji. Kluczowa okazała się okoliczność, którą te sądy całkowicie pominęły. W terminie pierwszego wnioskowanego urlopu, czyli od 17 marca 2010 r., pracownica była niezdolna do pracy z powodu choroby. Tymczasem udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie niezdolności do pracy jest prawnie niedopuszczalne, nawet jeśli pracownik tego chce i nawet jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. Niezdolność do pracy i urlop wypoczynkowy wzajemnie się wykluczają, bo urlop ma służyć wypoczynkowi, a nie może spełniać tej funkcji, gdy pracownik jest chory. Skoro więc pracodawca nie mógł skutecznie udzielić urlopu w tym terminie, niezależnie od innych okoliczności, odmowa nie stanowiła naruszenia jego obowiązków, a rozważanie, czy było to naruszenie ciężkie, było po prostu bezprzedmiotowe.
W odniesieniu do dwóch kolejnych odmów Sąd Najwyższy wskazał, że żadna z nich nie dotyczyła urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim w rozumieniu art. 163 par. 3 Kodeksu pracy, gdyż między urlopem macierzyńskim a kolejnymi wnioskami urlopowymi strony dzieliły nie tylko zwolnienia lekarskie i zasiłki opiekuńcze, ale też okresy urlopu wychowawczego. Co do zasady pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika co do terminu urlopu i nie ma obowiązku podawania przyczyn odmowy ani wskazywania terminu alternatywnego. Czy odmowy te stanowiły jednak ciężkie naruszenie obowiązków pracodawcy, sądy niższych instancji nie zbadały wystarczająco wnikliwie, ignorując przy tym kontekst całej sprawy.
Sąd Najwyższy zwrócił bowiem uwagę na okoliczności, które czynią tę sprawę szczególnie niejednoznaczną. Pracownica od zakończenia urlopu macierzyńskiego przez ponad dwa lata faktycznie nie świadczyła pracy, unikała stawienia się w miejscu pracy na wezwania pracodawcy i nie przeprowadziła badań kontrolnych, mimo że zostały wyznaczone. Rozwiązanie umowy w trybie art. 55 Kodeksu pracy nastąpiło w sposób, który na mocy aneksu do umowy uprawniał ją do odprawy w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawca był przy tym spółką, która sama przywiązywała dużą wagę do terminowego korzystania z urlopów przez pracowników i wysyłała monity przypominające o tym obowiązku. Sąd Najwyższy nie przesądził, po czyjej stronie ostatecznie leży racja w tej sprawie, ale wyraźnie zaznaczył, że przy ponownym rozpoznaniu sąd musi ocenić całość zachowań obu stron, nie zaś wybrany wygodnie fragment stanu faktycznego.
Wyrok potwierdza zasadę, że choroba wyklucza urlop niezależnie od tego, czy chce go pracownik i czy zgadza się pracodawca. Pokazuje też granice uprawnienia pracownika do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy pracodawcy. Aby zastosować art. 55 Kodeksu pracy, naruszenie musi być nie tylko rzeczywiste, ale też ciężkie, zawinione i powodujące realny uszczerbek lub zagrożenie istotnych interesów pracownika. Samo nagromadzenie odmów urlopowych nie wystarczy, jeśli przynajmniej część z nich była prawnie uzasadniona.
[Wyrok SN z 24.02.2015 r., II PK 84/14, M.P.Pr. 2015, nr 6, poz. 309–312.]
6. Przedawnienie roszczenia o zaległy urlop wypoczynkowy
Na początku 1998 r. Jadwiga O.-K., prezes Sądu Rejonowego w Łodzi, miała na koncie 138 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Za rok 1994, 1995, 1996 i 1997 po 38 dni, nie licząc urlopu za rok bieżący. Była to największa zaległość urlopowa wśród wszystkich sędziów całego dawnego okręgu Sądu Wojewódzkiego w Sieradzu. Sprawa trafiła do Sądu Najwyższego i stała się okazją do wypowiedzenia przez Sąd ważnej tezy, o której mało który pracownik wie, a która może mieć dla niego bardzo dotkliwe konsekwencje. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się.
Zaległości powódki narastały latami. Jako prezes sądu i wieloletnia przewodnicząca wydziału była absorbowana obowiązkami, które praktycznie uniemożliwiały jej korzystanie z przysługującego wypoczynku. W 1997 r. przez kilka miesięcy sprawowała patronat nad aplikantami, a pod koniec roku sąd musiał przechodzić kontrolę Najwyższej Izby Kontroli. Na naradach prezesów sądów okręgu zwracano wprawdzie uwagę na konieczność bieżącego korzystania z urlopów, jednak w praktyce nikt szczegółowo jej zaległości nie rozliczał.
Na początku marca 1998 r. powódka złożyła wniosek o udzielenie jej zaległego urlopu za 1994 r., którego miała jeszcze 24 dni. Prezes Sądu Wojewódzkiego w Sieradzu odpowiedział, że roszczenie o urlop za 1994 r. jego zdaniem uległo przedawnieniu, i udzielił jej urlopu za rok 1995. Powódka prosiła o zrzeczenie się korzystania z zarzutu przedawnienia, na co otrzymała odmowę. Dopiero w lutym 1999 r. wniosła pozew do sądu pracy.
Sądy obu instancji oddaliły powództwo w tej części, a Sąd Najwyższy oddalił kasację. W uzasadnieniu wskazał, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają trzyletniemu przedawnieniu zgodnie z art. 291 par. 1 Kodeksu pracy, co dotyczy również roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Termin przedawnienia roszczenia o urlop za dany rok biegnie od końca roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, albo od końca pierwszego kwartału roku następnego, jeśli urlop został na ten rok przesunięty.
Przeczytaj także: Pałac Chałtury i Hańby. Dlaczego trzeba zburzyć PKiN
Oznacza to, że roszczenie o urlop za 1994 r. przedawniło się z dniem 1 kwietnia 1998 r., czyli dokładnie trzy lata od momentu, gdy pracodawca powinien był go udzielić najpóźniej. Powódka miała jeszcze kilka tygodni, by podjąć działania przerywające bieg przedawnienia, czyli wnieść pozew do sądu pracy. Zamiast tego czekała na ustępstwo pracodawcy, które nie nadeszło, i przegapiła ostateczny termin o niemal rok.
Sąd Najwyższy odniósł się też do kwestii zarachowania urlopów. Powódka słusznie podnosiła, że pracodawca zaliczył udzielony jej w marcu 1998 r. urlop na poczet 1995 r., a nie 1994 r., co powinno nastąpić jako roku wcześniej wymagalnego. Sąd przyznał, że takie zarachowanie byłoby prawidłowe z punktu widzenia przepisów. Jednak skoro powódka nie zakwestionowała tej decyzji pracodawcy w odpowiednim czasie przed sądem i nie podjęła czynności przerywających bieg przedawnienia przed 1 kwietnia 1998 r., późniejsze dochodzenie swoich racji stało się bezskuteczne. Prawo do urlopu za 1994 r. wygasło nie dlatego, że przepadło, lecz dlatego, że stało się roszczeniem naturalnym, a więc takim, które nadal istnieje, ale nie może być egzekwowane z pomocą sądu.
Wyrok ma znaczenie, które wykracza daleko poza okoliczności tej konkretnej sprawy. Większość pracowników jest przekonana, że zaległy urlop może co najwyżej ulec przepadkowi z mocy prawa, ale roszczenie o jego udzielenie trwa wiecznie i można go dochodzić w każdym momencie. Orzeczenie Sądu Najwyższego temu przeczy, rozstrzygając, że roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się po trzech latach, i to nie od dnia odejścia z pracy, lecz od końca roku, za który urlop przysługiwał, lub od końca pierwszego kwartału roku następnego. Przy wieloletnich zaległościach urlopowych, jakie zdarzają się zwłaszcza w zawodach wymagających stałej dyspozycyjności, termin przedawnienia może upłynąć jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy.
W takiej sytuacji pracownik, który przez lata nie dochodzi roszczenia o urlop, może w pewnym momencie odkryć, że część jego zaległości jest już nieegzekwowalna, choć formalnie nadal przysługująca. Sprawa Jadwigi O.-K. pokazuje, że nawet dobre chęci i rzeczywiste przeszkody organizacyjne nie zastąpią terminowego dochodzenia swoich praw.
[Wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003, nr 2, poz. 38.]
7. Do której godziny można zgłosić urlop na żądanie?
Stanisław K. pracował jako cieśla górniczy w Kompanii Węglowej. 29 kwietnia 2004 r., po wielomiesięcznej nieobecności w pracy, miał stawić się na zmianę zaczynającą się o godzinie 18.00. Zamierzał wrócić do pracy i wyruszył w tym celu, ale nie został zabrany przez kierowcę zakładowego autobusu przewożącego pracowników. W tym dniu nie skontaktował się z przełożonymi, nie poprosił o urlop ani nie wyjaśnił przyczyny nieobecności. Dopiero następnego dnia, 30 kwietnia, zadzwonił do planistki urlopów i poprosił o dwa dni wolnego, nie precyzując przy tym, o które dni chodzi ani czy ma na myśli urlop na żądanie.
Pracodawca uznał jego nieobecność za nieusprawiedliwioną i rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia, wskazując jako przyczynę nieobecność w kolejnych dniach, kiedy powód po prostu nie wrócił do pracy po tym, jak w maju 2004 r. dowiedział się przy bramie, że jest zwolniony.
Przeczytaj także: Szef KAS tłumaczy się z mandatu dla sprzedawczyni. Za wodę i paragon
Sąd Rejonowy w Tychach przywrócił go do pracy, uznając, że pracodawca nie udowodnił nieusprawiedliwionego charakteru nieobecności i że obowiązująca w zakładzie praktyka dopuszczała zgłoszenie urlopu na żądanie do godziny 9.00 następnego dnia. Sąd Okręgowy w Katowicach wyrok zmienił i oddalił powództwo, stwierdzając, że telefon wykonany 30 kwietnia co do urlopu na dzień 29 kwietnia był spóźniony, bo art. 167² Kodeksu pracy mówi wyraźnie, że wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a ten termin minął. Sąd Najwyższy uchylił wyrok Sądu Okręgowego i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania, korzystając z okazji do rozstrzygnięcia pytania, które do tej pory nie doczekało się jednolitej odpowiedzi w orzecznictwie ani literaturze.
Pytanie to brzmiało: co właściwie oznacza sformułowanie „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”? W literaturze prawniczej istniały co najmniej cztery różne poglądy. Jeden dopuszczał złożenie wniosku do końca doby kalendarzowej, czyli do godziny 24.00. Drugi – do końca dniówki roboczej pracownika. Trzeci – do godzin, w których pracodawca może faktycznie podjąć decyzję o udzieleniu urlopu. Czwarty – najpóźniej do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika.
Sąd Najwyższy opowiedział się za wariantem czwartym i uzasadnił to przekonującym rozumowaniem. Urlop na żądanie jest wprawdzie szczególnym przywilejem pracownika, ale nadal urlopem, którego udziela pracodawca, a nie pracownik sam sobie. Skoro pracodawca ma obowiązek podjąć decyzję i ewentualnie zorganizować zastępstwo, wniosek musi do niego dotrzeć, zanim pracownik miał rozpocząć pracę.
Dopuszczenie możliwości zgłoszenia wniosku po godzinach pracy pracownika w istocie pozbawiałoby pracodawcę jakiegokolwiek wpływu na sytuację i sprowadzałoby urlop na żądanie do narzędzia retroaktywnego usprawiedliwiania nieobecności, co jest nie do pogodzenia z samą istotą tej instytucji. Jednocześnie Sąd zastrzegł, że pracownik powinien zgłosić żądanie możliwie jak najwcześniej, żeby pracodawca miał realną szansę podjęcia środków zaradczych, a w nadzwyczajnych okolicznościach życiowych brak terminowego zgłoszenia nie musi oznaczać automatycznie winy pracownika.
Przeczytaj także: Rozliczeniowa pułapka NFZ. Dentysta między leczeniem a zwrotem pieniędzy
Jednocześnie Sąd Najwyższy zaznaczył dwie ważne okoliczności łagodzące rygorystyczny charakter tej zasady. Po pierwsze, regulamin pracy lub utrwalona praktyka zakładowa mogą przewidywać późniejszy termin zgłoszenia wniosku, nawet następnego dnia, i taka regulacja jest dopuszczalna jako korzystniejsza dla pracownika. Pracodawca nie może natomiast regulaminem skracać tego terminu, bo byłoby to działanie na niekorzyść pracownika, sprzeczne z ustawą.
Po drugie, Sąd Najwyższy przyznał, że mogą zdarzyć się nadzwyczajne okoliczności życiowe uniemożliwiające pracownikowi zgłoszenie wniosku w terminie i wtedy ocena sytuacji powinna uwzględniać te realia. Jednak zwykła niedyspozycja, przeoczenie czy niestawiennictwo na autobus do pracy do tej kategorii nie należą.
Obszar prawa urlopowego wymaga od pracodawcy precyzji, starannej dokumentacji i terminowego działania, a każde zaniedbanie w tym zakresie może okazać się kosztowne, niezależnie od tego, czy działało się w dobrej wierze. Warto przed sezonem urlopowym przejrzeć wewnętrzne procedury i upewnić się, że praktyka kadrowa jest zgodna z aktualnym orzecznictwem.
[Wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06.]