Nie ma sprawnego państwa bez sprawnie działających urzędów. Średnie wynagrodzenie w służbie cywilnej to dziś 12,3 tys. zł brutto. Liczby te jednak różnią się w zależności od stanowiska oraz miejsca pracy. W niektórych ministerstwach zarabia się ponad 17 tys. zł brutto miesięcznie. Po drugiej stronie znajdziemy powiatowe komendy policji, gdzie pracownicy służby cywilnej zarabiają 7,5 tys. zł brutto.
- W Polsce w korpusie służby cywilnej pracuje już ponad 123 tys. osób. Na wynagrodzenia dla nich wydajemy ponad 18 mld zł rocznie.
- Choć średnie miesięczne wynagrodzenie całkowite wynosi w służbie cywilnej ponad 12 tys. zł brutto, to w wielu urzędach wynosi mniej niż 8 tys. zł brutto.
- W których miejscach zarabia się najwięcej, a w których najmniej?
Sprawne państwo i jego urzędy bezpośrednio wpływają na stabilność gospodarki oraz jakość życia obywateli. Kluczową rolę odgrywa tu korpus służby cywilnej – zawodowa i apolityczna grupa urzędników, która zapewnia ciągłość funkcjonowania instytucji rządowych (m.in. ministerstw, urzędów wojewódzkich czy skarbowych) niezależnie od zmian politycznych.
Warto zaznaczyć, że służba cywilna nie obejmuje wszystkich pracowników budżetówki; wyłączeni są z niej pracownicy samorządowi oraz osoby na stanowiskach politycznych (ministrowie i wiceministrowie). Dzięki Sprawozdaniu Szefa Służby Cywilnej za 2025 r. możemy przyjrzeć się zatrudnieniu i wynagrodzeniem w korpusie służby cywilnej w Polsce.
Coraz więcej urzędników i urzędów
Korpus służby cywilnej w 2025 r. wyraźnie się wzmocnił, co widać przede wszystkim w statystykach zatrudnienia. Choć liczba samych urzędów administracji rządowej pozostała na poziomie 1742 placówek, to w ich strukturach pracuje obecnie 123,2 tys. osób. Oznacza to, że w ciągu zaledwie dwunastu miesięcy w urzędach przybyło 1,6 tys. pracowników.
W ramach służby cywilnej największym pracodawcą jest Krajowa Administracja Skarbowa, która zatrudnia 46,5 tys. osób. W ministerstwach oraz Kancelarii Premiera pracuje 15,7 tys. osób, a urzędy centralne zatrudniają 14,3 tys. osób z korpusu służby cywilnej. Spośród 123,2 tys. osób, 53,7 tys. zajmuje stanowiska specjalistyczne, a 4,9 tys. wyższe lub średniego szczebla zarządzania.
Ten wzrost zatrudnienia to przede wszystkim efekt wzrostu zatrudnienia w urzędach wojewódzkich oraz instytucjach centralnych. Co ciekawe, na tym tle wyróżnia się Kancelaria Premiera oraz poszczególne ministerstwa, gdzie liczba pracujących osób spadła o 60 etatów. Ten nieznaczny, wynoszący 0,4 procent spadek w samym centrum administracji nie zmienił jednak ogólnego trendu, jakim jest realne kadrowe zasilenie korpusu służby cywilnej.
Adekwatne zarobki to kwestia naszego bezpieczeństwa
Średnie miesięczne wynagrodzenie brutto w korpusie służby cywilnej wzrosło w 2025 r. do poziomu 12 347 zł. Pozwoliło to urzędnikom utrzymać stabilną relację płacową względem reszty gospodarki, gdzie zarobki w tej wyspecjalizowanej grupie zawodowej stanowią 139 proc. średniej krajowej. Po uwzględnieniu inflacji realna siła nabywcza uposażeń w służbie cywilnej zwiększyła się o 5,3 proc., co stanowi wymierną poprawę sytuacji finansowej urzędników i pomaga zatrzymać specjalistów w administracji rządowej.
– Płace w służbie cywilnej muszą systematycznie rosnąć, by nadążyć za dynamiką średniego i najniższego wynagrodzenia w kraju. Statystyczna średnia, choć efektowna, jest jednak myląca – ukrywa rzesze szeregowych pracowników, których zarobki są rażąco niskie w stosunku do ogromnej odpowiedzialności, jaką biorą na swoje barki każdego dnia – twierdzi Bartłomiej Mickiewicz, zastępca przewodniczącego NSZZ „Solidarność”.
W rozmowie z Zero.pl Wojciech Kaczor, prezes Fundacji Sprawne Państwo, zaznacza, że należy pamiętać, że nie mówimy o wynagrodzeniu zasadniczym, a całkowitym.
– Po pierwsze ta kwota obejmuje już „trzynastki”, nagrody jubileuszowe, premie oraz wszystkie inne składniki wynagrodzenia wypłacane w administracji (część z nich o mocno uznaniowym charakterze). Po drugie, choć średnia robi wrażenie, to jest to wartość brutto, więc na rękę jest to często poniżej 10 tys. Po trzecie, wynik pompują wyższe stanowiska dyrektorskie, których jest zaledwie 3-4 tys. na cały 123-tysięczny korpus urzędników w administracji rządowej. Mamy ogromne rozwarstwienie płacowe między Warszawą a resztą kraju, co zresztą doskonale widać w danych. Służba cywilna w powiatowych komendach Policji czy Państwowej Straży Pożarnej zarabia dziś poniżej średniego wynagrodzenia – tłumaczy Wojciech Kaczor.
Wynagrodzenia różnią się w zależności od miejsca pracy oraz stanowiska. Wyższe stanowiska w ministerstwach wiążą się z ponad 4-krotnie wyższymi zarobkami niż na stanowiskach wspomagających w urzędach wojewódzkich. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
Ekspert przywołuje przykład wypadku Bukowinie, gdzie w 2020 r. silny podmuch wiatru zerwał dach wypożyczalni nart, zabijając matkę z córką. Gdyby pensje ekspertów w nadzorze budowlanym nie były niedoszacowane, być może udałoby się skontrolować tę konkretną samowolę budowlaną i uniknąć tragedii. To przykład, który dobitnie pokazuje, że wynagrodzenia urzędników mają realny wpływ na nasze bezpieczeństwo.
Blisko 18 tys. brutto w Kancelarii Premiera i mniej niż 8 tys. w powiatowych komendach Policji
Jak wynika z danych podanych przez Szefa Służby Cywilnej, najgorzej płacą w powiatowych komendach Policji i Państwowej Straży Pożarnej, a także Oddziałach Straży Granicznej. Zarobki wynoszą tam ok. 7,5-8,1 tys. zł miesięcznie, z czego wynagrodzenie zasadnicze to zaledwie 5,1-5,4 tys. zł brutto, więc niewiele ponad płacę minimalną. Sytuację ratują w tym przypadku dodatki. Co warto zaznaczyć – mówimy o zarobkach cywilnych pracowników, nie funkcjonariuszy
Zarobki w ministerstwach są ponad 2-krotnie wyższe od tych w powiatowych komendach Policji czy oddziałach Straży Granicznej. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
Z drugiej strony, mamy ministerstwa i ważne urzędy centralne. W Kancelarii Prezesa Rady Ministrów to średnio 17,9 tys. zł (w tym 10,9 tys. wynagrodzenia zasadniczego). Ponad 17 tys. zarabiają także zatrudnieni w Ministerstwie Finansów, Spraw Zagranicznych oraz Funduszy i Polityki Regionalnej. Najniższe całkowite miesięczne wynagrodzenia dotyczą Ministerstwa Sprawiedliwości, Sportu i Turystyki, Infrastruktury oraz Obrony Narodowej.
Przeciętne wynagrodzenia służby cywilnej w podziale na ministerstwa. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
Na wysokie przeciętne miesięczne wynagrodzenia całkowite mogą liczyć także zatrudnieni w Państwowej Agencji Atomistyki oraz Głównym Inspektoracie Sanitarnym (kolejno: 16,2 oraz 15,4 tys. zł brutto).
Różnice w zależności od typu urzędu, są bardzo duże. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
Zarobki zależą nie tylko od typu urzędu, ale także regionu Polski. Jak zaznacza w rozmowie z Zero.pl Bartłomiej Mickiewicz z NSZZ „Solidarność”, mamy dziś sytuację, w której urzędnik na Podkarpaciu zarabia kilkaset złotych mniej niż jego kolega na Pomorzu na tym samym stanowisku.
– Te radykalne i niesprawiedliwe różnice wymagają systemowych zmian, a nie tylko kosmetycznych korekt – uważa Bartłomiej Mickiewicz, zastępca przewodniczącego NSZZ „Solidarność”.
Mimo rosnącego zainteresowania nadal negatywnie kończą się 4 na 10 naborów
Wysokie wynagrodzenia mogą wydawać się niepotrzebnym kosztem, ale należy zrozumieć, o jakich pracowników walczy dziś służba cywilna. Aż 87,1 proc. ma wykształcenie wyższe. Gdyby byli słabo wynagradzani, ściągnięcie z rynku dobrych pracowników byłoby bardzo trudne. Doskonale widać to w danych na temat naborów.
Jeszcze w 2022 r. średnia liczba kandydatów w naborach wynosiła 5 osób. Po wyraźnym wzroście średniego wynagrodzenia w 2024 r. (o blisko 2 tys. zł) służba cywilna odnotowała wyraźny wzrost do 12 kandydatów w naborach. W 2025 r. zainteresowanie było jeszcze większe, ponieważ odnotowano średnio aż 16 kandydatów w naborach. To ponad 3-krotnie lepszy wynik niż 3 lata wcześniej.
Dzięki wyższym wynagrodzeniom, wzrosło zainteresowanie pracą w ramach służby cywilnej. Mimo tego, nadal blisko 4 na 10 naborów zakończyło się wynikiem negatywnym. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
Ogólna liczba naborów spadła w 2025 r. o 9,4 proc. w porównaniu do 2024 r. Spadek odnotowano niemal w każdej grupie za wyjątkiem ministerstw i KPRM. Negatywnie zakończyło się aż 37,9 proc. naborów. Choć to mniej niż w 2024 r. (40,9 proc.), to wysokość tego wskaźnika nadal jest zbyt wysoka. Do najczęstszych przyczyn należało brak wyłonienia najlepszego kandydata oraz brak chętnych.
Jak pogodzić z sobą dane o rekordowym zainteresowaniu i negatywnym zakończeniu tak wielu naborów? Liczby te pokazują, że zainteresowanie nie jest równomierne i mamy wiele ofert pracy, które nie są atrakcyjne dla potencjalnych kandydatów.
Coraz mniejsza fluktuacja pracowników
Pozytywne zmiany widać w danych na temat fluktuacji (czyli odejść) pracowników korpusu służby cywilnej. Wskaźnik ten spadł w latach 2020-2025 z 9,3 proc. do 5,5 proc. Najniższym wskaźnikiem odejść charakteryzuje się Krajowa Administracja Skarbowa, gdzie jest to jedynie 3,4 proc. Najwięcej odejść notują ministerstwa i Kancelaria Premiera (8,6 proc.). Systematycznie rośnie za to wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Jeszcze w 2012 r. wynosił on 3,2 proc. Dziś to 6,1 proc.
Pozytywnym trendem jest spadek odejść ze służby cywilnej. Dziś fluktuacja wynosi zaledwie 5,5 proc. (fot. Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej o stanie służby cywilnej i o realizacji zadań tej służby w 2025 roku)
W 2025 r. fundusz wynagrodzeń w służbie cywilnej pochłonął 18,3 mld zł, co oznacza wzrost wydatków o 10,4 proc. względem roku poprzedniego. Tak dynamiczny przyrost nakładów na administrację rządową jest bezpośrednim wynikiem wypełniania istniejących braków kadrowych oraz systematycznej waloryzacji płac.
Mimo wzrostu zatrudnienia, ilość powierzanych zadań nadal często przekracza możliwości wielu urzędów, co potwierdza liczba ponad 713 tys. godzin nadliczbowych wypracowanych w 658 urzędach. Jest to wynik o 72 tys. godzin wyższy niż w roku poprzednim, a problem dodatkowej pracy dotyczy łącznie ok. 40 tys. urzędników. Najwięcej nadgodzin, bo aż 41 proc. całości, przepracowali zatrudnieni w Krajowej Administracji Skarbowej oraz w administracji wojewódzkiej.
Ruszają kontrole w gminach i powiatach. "To będzie rzeź dla jawności"
Poważnym wyzwaniem pozostaje rozliczanie tego dodatkowego wysiłku. 15 proc. nadliczbowych godzin nie zostało zrekompensowanych pracownikom. Wynik ten (109 tys. godzin pracy) wynikać ma z dużego obciążenia obowiązkami służbowymi oraz kumulacją zadań pod koniec okresów rozliczeniowych.
Mimo deklaracji, o wdrażaniu zasad prostego języka, przepaść komunikacyjna między urzędem a społeczeństwem w 2025 r. pozostaje głęboka. Choć dwie trzecie urzędów twierdzi, że upraszcza swoje komunikaty, to jedynie 38 proc. Polaków uważa język pism za zrozumiały. Przeciwnego zdania jest aż 49 proc. obywateli, co pokazuje, że biurokratyczny żargon wciąż wygrywa z potrzebą klarownej i przejrzystej komunikacji.
Nie będzie sprawnego państwa bez dobrze opłacanych urzędników
Jak żali się w rozmowie z Zero.pl Wojciech Kaczor, w Polsce nadal wiele osób nie dostrzega jak ważną rolę w społeczeństwie pełnią pracownicy służby cywilnej.
– To często eksperci, którzy są odpowiedzialni za przygotowanie kluczowych założeń polityki zdrowotnej, gospodarczej, mieszkaniowej czy energetycznej. Jeśli będą zarabiać zbyt mało, państwo straci fachowców na rzecz rynku. To osoby, które decydują o tym, jak będziemy wydawać miliardy z budżetu. Mówimy o urzędnikach, którzy często zarabiają znacznie mniej niż wspomniane w sprawozdaniu 12,3 tys. zł – komentuje prezes Fundacji Sprawne Państwo.
Ekspert dodaje, że dla wielu obywateli administracja to balast i niepotrzebna biurokracja, ponieważ nie widzą ekspertów stojących za każdą ważną ustawą albo kluczowymi rozporządzeniami.
– Minister to tylko wierzchołek góry lodowej; za każdą reformą stoi sztab merytorycznych pracowników. Zarządzanie państwem jest zbyt złożone, aby polegać na pojedynczym, nawet najbardziej genialnym ministrze. To gra zespołowa. Niska jakość procedur ma realne skutki, co pokazał przykład KPO – zmarnowano wiele czasu, bo zbyt długo opracowywano mechanizmy podziału środków.
W Polsce nie tylko społeczeństwo, ale także politycy przyczyniają się do spadku prestiżu służby cywilnej. Przykładem może być traktowanie dyrektorów jak politycznych zderzaków. Zdaniem Wojciecha Kaczora, to prosty przepis na demontaż państwa.
– Ci ludzie to w wielu przypadkach nasz skarb narodowy – powiernikami pamięci instytucjonalnej i wiedzy, której nie zastąpi żaden partyjny nominat. Jeśli każda zmiana rządu oznaczać ma czystki pod pretekstem braku lojalności, dobrowolnie niszczymy merytoryczne fundamenty i osłabiamy własne państwo – ostrzega Wojciech Kaczor.
Prezes Fundacji Sprawne Państwo zwraca także uwagę na problem z wprowadzonymi kilka lat temu przepisami dotyczącymi konkursów na wysokie stanowiska w ramach służby cywilnej.
– Obecna uznaniowość w powoływaniu dyrektorów to jaskrawy przykład „moralności Kalego”. Gdy poprzednia władza wprowadziła te przepisy, mówiono o niszczeniu służby cywilnej – dziś, w 2026 r., te same reguły nikomu już nie przeszkadzają. Brak transparentnych konkursów sprawia, że jako społeczeństwo nie mamy jak sprawdzić, czy o awansie decydują realne kompetencje, czy polityczne powiązania. Miejmy nadzieję, że zapowiadane „na dniach” rozpoczęcie prac nad nowelizacją stosownych przepisów przyniesie szybkie i konkretne rezultaty – konkluduje ekspert.